Kamu kurum ve kuruluşlarında standart dosya planı kullanımının uygulama kaynaklı durum analizi: Büyükkarıştıran Belde Belediyesi örneği

Abstract

Türkiye'deki kamu örgütlerinde oluşan kurumsal bilgi kaynaklarının düzenlenmesi için kullanılan prosedürlerden biri 2005 yılında yürürlüğe giren Standart Dosya Planıdır (SDP). SDP Genelgesi ile birlikte bir konu listesi yayınlanmış ve kurumlardan, evrak üretir ve kaydederken konuya uygun bir kod numarası seçerek vermesi ve bu numaraya göre dosyalama yapması istenmiştir. Bu aşamada kurumların genelinde kod numaralarının hatalı seçilerek belgelerin yanlış konuda sınıflandırılması sorunu doğmuş ve bazı konularda yığılmalar yaşanmıştır. SDP sistemi yürürlüğe girdiği ilk günden beri doğru kullanılamamaktadır ancak hatalı kullanımı belge üretici ve kullanıcılarını etkilememektedir. Kullanıcılar genellikle kendi bilgisi ve ihtiyaçları doğrultusunda belgeyi bulmalarını sağlayacak kadar dosyalama yapmakta ve belgenin üzerindeki SDP kodunun doğru olup olmadığı ile ilgilenmemektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile resmî yazışma ortamı değişmiştir. EBYS'de belgeler yapılan kelime bazlı sorgulamalar ile bulunur hale geldiğinden genellikle dosyalama yapılmamaya başlanmıştır. Personel sistem üzerinde belgelerine ulaşabildiğinden doğru konu kodunu bulmak için çaba sarfetmemekte, en kolay geçebileceği uygulamayı yapmaktadır. SDP kullanımında ortaya çıkan kullanıcı kaynaklı ve diğer hataların neler olduğunun tespiti, sebeplerinin araştırılması ve verilen eğitimin çözüme katkısının analiz edilmesi amacıyla bir belde belediyesinde yapılan bu çalışmada mülakat, anket, gözlem teknikleri ile EBYS içerisinde veri incelemesi gerçekleştirilmiştir. Bir belge yöneticisi ile çalışma ve verilen eğitimler sonrası yaşanan iyileşmeler tespit edilmiştir. Ulaşılan sonuçlara göre sorunun temelinde sadece kullanıcı değil, SDP kod sisteminin zorlukları, yazılım problemleri ve nihai hedef eksikliği bulunmaktadır. Çalışma sonuçlarına göre; personele verilen eğitim ve birebir uygulama ile SDP kodunu doğru verme oranı ciddi şekilde artmaktadır. Bununla birlikte sürekliliğin sağlanması adına kurumlarda sistemi takip edecek belge yöneticisi bulunması, doğru kod vermenin personele bir getirisi olması, denetim ve yaptırımlar olması gerekmektedir.

One of the procedures used for organizing institutional information resources in public organizations in Turkey is the Standard Filing Plan, which entered into force in 2005. With the Circular, a list of subjects was published and institutions were asked to select and assign a code number appropriate to the subject when producing and recording documents and to filing according to this number. At this stage, there was a problem of incorrect code numbers being chosen incorrectly and records being classified in the wrong subject, leading to backlogs in some subjects. The Standard Filing Plan System has not been used correctly since the first day it came into force, but its incorrect use does not affect records producers and users. Users generally filing enough to enable them to find the records in line with their own knowledge and needs and are not interested in whether the Standard Filing Plan code on the records is correct or not. The Electronic Document Management System (EDMS) has changed the official correspondence environment. Since records are found through word-based queries in EDMS, filing is generally not done. Since the personnel can access their records on the system, they do not make an effort to find the correct subject code, but use the easiest application. In this study, which was carried out in a municipality in a town in order to determine what are the user-induced and other errors that occur in the use of the Standard Filing Plan, to investigate the reasons and to analyze the contribution of the training provided to the solution, data analysis was carried out in EDMS with interview, survey and observation techniques. Improvements after working with a records manager and the trainings provided were determined. According to the results, the root of the problem is not only the user, but also the difficulties of the Standard Filing Plan code system, software problems and lack of end goal. According to the results of the study, the rate of giving the correct Standard Filing Plan code increases significantly with the training and one-to-one practice given to the personnel. However, in order to ensure continuity, institutions should have a records manager to monitor the system, there should be a return to the personnel for giving the correct code, and there should be audits and sanctions.